После открытия расчетного счета для ведения баланса предприятия, первым же делом возникает вопрос об оформлении корпоративных карточек для директоров и сотрудников. Поскольку они привязываются к расчетному счету, то это даёт некоторые преимущества:
- оплата командировочных расходов;
- оплата расходов на транспорт;
- другие расходы, связанные с деятельностью предприятия;
- обналичивание денежных средств.
Банки также предоставляют возможность обналичивать деньги со счета в других государствах в местной валюте, если клиент находится в командировке.
Важно понимать, что данные типы карт не используются для начисления заработной платы сотрудникам и она не быть привязанной к банковскому счету юридического лица. Банк позволяет выпустить два типа корпоративных карт – с кредитным лимитом (кредитка) и без него (дебетовая).
Рассмотрим более подробно как совершать оплату корпоративной картой, привязанной к расчетному счету ООО и ИП, какие она имеет преимущества по сравнению с обычным пластиком.
Процедура оформления корпоративной карты
Оформить на каждого сотрудника по одной карточке не получится, потому что банк в рамках договора на РКО устанавливает лимиты на выпуск корпоративных карт.
Для этого нужно составить список всех членов организации, которые будут иметь доступ к расчетному счету и собрать от каждого из них заявление на оформление карты.
Дополнительно в банк нужно предоставить доверенность от руководства компании и прикрепить его к заявлению.
Образец можно получить у консультанта банка, так как у каждого учреждения они могут различаться. От сотрудников же потребуется подписать договор с банком и собрать пакет документов, который он запросит.
Чтобы привязать корпоративную карту к расчетному счету, его нужно предварительно открыть в одном из российских банков.
Многие банки предлагают воспользоваться более простым алгоритмом действий при наличии открытого расчетного счета: зайти в интернет-банкинг (обычно это бизнес версия для ведения р/с), оформить заявку на выпуск новой корпоративной карты и получить готовый пластик в течении нескольких дней.
Если у банка нет возможности доставить пластик курьером, то клиент сможет выбрать номер офиса, который находится ближе всего. После получения карты остаётся установить лимиты на пользование.
Что даёт корпоративная карта для предприятия?
Не стоит говорить, что она удобна для использования исключительно в корпоративной среде, чтобы не пришлось идти в бухгалтерию для выделения средств на те или другие нужды.
С её помощью можно легко оплатить покупку в интернете, применять в качестве чековой книжки или же просто оплачивать расходы, которые связаны с деятельностью компании (командировочные, закупка канцелярии и прочее).
Большинство банков предлагают оформить несколько бесплатных корпоративных карточек, что является очень удобным предложением для бизнес-партнеров.
Вы можете оформить заявление на открытие расчетного счета в следующих банках и быстро получить доступ к счету:
Плюсы использования корпоративных карт
- круглосуточная доступность к денежным средствам на расчетном счету. Можно обналичить деньги в любое время суток без обязательного обращения в банк;
- смс-информирование о поступления и тратах позволяет контролировать баланс на расчетном счету. Дополнительно есть возможность заказать у банка подробную выписку в определённый промежуток времени;
- автоматическая конвертация платежей в другие валюты, если они отличаются от указанной в расчётном счете;
- Поскольку законом установлены рамки на проведение операций между контрагентами в рамках 100 тысяч рублей наличными, то корпоративная карточка позволяет осуществлять транзакции на более крупные суммы.
Как проходит отчётность за использование средств с корпоративного счета?
В общей отчётности предприятия корпоративная карточка не фигурирует, потому что фактически она является собственностью банка.
Хотя если сотрудник обналичил с неё деньги, то он использовал бюджет компании, а за это необходимо отчитаться в бухгалтерию предприятия. Делать это нужно раз в несколько дней, если он часто использует карту.
Некоторые компании для упрощения данных процедур используют установленный образец, в котором сотрудник обязан заполнить несколько полей, поставить дату и подпись.
В этом документе он должен объяснить причину снятия денег, каким способом он это сделал и действительно ли они были использованы для описанных целей.
Если оплата происходила не с карты, а предварительно были сняты с неё деньги, то может потребоваться приложить чеки или копии платежных документов (к примеру, авиабилеты или же чек за проживание, если сотрудник был в командировке).
В обязанности банка входит формирование выписки по корпоративным картам раз в 30 дней. После её получения требуется сверка с записками сотрудников, чтобы компания не уходила в неизвестный минус. Лучшим вариантом будет подключение интернет-банкинга, который позволить контролировать все расходы по открытым корпоративным картам.
Актуальные предложения банков
Для сравнения можно рассмотреть несколько предложений от известных российских банков. Это позволит решить самостоятельно, в каком из можно открыть расчетный счет, если основным критерием отбора являются возможности корпоративной карты:
- Сбербанк. Обслуживание в рамках тарифа «Business» составляет 2500 рублей в год. После оформления расчетного счета, банк разрешает привязывать к нему неограниченное количество корпоративных карт. Обналичивание денежных средств проходит с комиссией: в банкоматах сбербанка – 1%, в других – 1%+150 рублей. Дополнительная услуга смс-информирования подключается за 60 рублей/месяц. Лимиты на снятие денег в месяц – до 5 млн. рублей, в день – до 170 тысяч рублей. Пополнение в сутки – до 100 тысяч рублей;
- Банк Тинькофф. Оформление корпоративной карты доступно во время открытия расчетного счета бесплатно. Если он хочет оформить уже после открытия р/с, то придётся оплатить комиссию в размере 490 рублей. В зависимости от пакета обслуживания, комиссия на снятие наличных может варьироваться от 1% до 15%;
- Альфа-Банк. Карта называется «Альфа-Cash», выпуск которой является бесплатным, но стоимость обслуживания зависит от выбранного пакета и составляет от 299 рублей в месяц. Лимиты на снятие денег – 200 тысяч в день и 1,5 млн. рублей в месяц.
Вот действительно нужная вещь. Муж на полгода уехал в командировку. Здесь ему предоставили жилье, служебный автомобиль, ежемесячно отправляют деньги на командировочные расходы. И в конце каждого месяца он сидит и делает авансовые отчеты, подбивает все цифры, это занимает очень много времени и сил. Плюс еще приходится заказывать канцелярские товары, закупать разлиную технику. постоянно приходиться звонить в бухгалтерию, писать служебные записки на выделение денежных средств. Это так неудобно. А корпоративная карточка была бы спасением в этом случае
Удобство корпоративных карт в командировках несомненно, но есть подводный камень. Когда, например, несколько десятков водителей-дальнобойщиков используют карты в разных странах, в разных валютах, отличных от валюты счета, в устройствах разных иностранных банков, у каждого из которых свой ежедневно меняющийся курс. Бухгалтерия утонет в сведении курсовых разниц. Это надо иметь ввиду.