Банки всё больше продвигают услуги безналичных расчетов, которые позволяют оплатить тот или иной товар в магазине при помощи банковской карточки.
Для клиента это очень удобно, ведь можно не обналичивать средства, а тратить их прямо с карты.
Данная процедура называется эквайринг и есть некоторые правила как им нужно пользоваться для организаций.
Не раз покупатель мог заметить, что продавец распечатывает два чека, один из которых оставляет себе для отчетности. В этой статье рассмотрим вопросы хранения слип-чеков, для чего они используются и что обязан знать продавец.
Выполнение процедуры оплаты с карточки через терминал
Первым делом нужно понять, что являет собой эквайринг со стороны просто пользователя.
Существует алгоритм, согласно которому проходит списание денежных средств с карточки клиента и по результату зачисление их на счет владельца платежного терминала. Саму же процедуру можно описать в нескольких действиях:
- продавец проводит карточку в POS-терминале, в котором будет считана информация с магнитной ленты или чипа (это зависит от типа выпущенной банком карты);
- данные владельца проходят обработку и для подтверждения операции требуется ввести пин-код;
- с карточного счёта покупателя будет списана запрашиваемая сумма денежных средств;
- терминал распечатает несколько экземпляров чека, по одному для банка, клиента и продавца.
Как видно по алгоритму, для успешного выполнения запроса, потребуется стабильное соединение с банком.
Полезный материал: тарифы на эквайринг в Тинькофф бакне.
Какие законы регулируют понятие эквайринг?
Чтобы узнать ответ на вопрос, нужно ли хранить чеки по эквайрингу, рассмотрим законы, которые это регулируют.
Дело в том, что законодательные акты, которые должны регулировать подобные вопросы, принимались в далёком 2003 году (#54 ФЗ).
В этом документе описаны правила использования кассовых аппаратов (ККМ), но в нем нет ни слова о тех покупках, которые совершаются через безналичный расчет.
Чтобы разъяснить ситуацию, были приняты поправки и новые законы (а именно ФЗ #290 от 03.07.2016), согласно которым продавец обязан сохранять чеки, если была осуществлена продажа одним из способов:
- товаров или услуг в обычных и интернет-магазинах;
- награждение победителя любого вида лотереи;
- электронным платежом через мобильное приложение на смартфоне;
- заказ платного контента, в том числе игры, книги, видео и прочее.
Эквайринг подпадает под действие этого закона, а значит ответ на вопрос надо ли хранить чеки эквайринга будет положительным.
Теперь рассмотрим, какой промежуток времени должны сохранятся чеки, после оплаты клиентом пластиковой карточкой через POS-терминал в 2018 году.
Советуем статью: Эквайринг в Альфа банке: условия подключения и обслуживания.
Как долго нужно хранить чеки после оплаты?
Для ответа на этот вопрос, нужно посмотреть действующие законы. В Федеральном Законе #470, который был принят 23.06.2007 года написано, что сроки хранения всех кассовых чеков, подтверждающих оплату товаров или услуг составляют 5 лет.
Но там нет точных определений того, сколько хранить чеки по эквайрингу, поэтому воспользуемся общими правилами для всех типов расчётных операций.
В том же законе написано, что сроки хранения любых чеков, которые могут подтвердить оплату того или иного товара устанавливаются в пределах 3 лет. Важно заметить, что слипы-чеки должны быть переданы в банк в течении трёх дней после запроса.
Методы хранения чеков каждая организация выбирает, исходя из своих возможностей, поскольку как таковых общих правил как хранить чеки по эквайрингу нет.
При выборе метода важно учитывать тот факт, что кассовая бумага очень чувствительна к свету и со временем вся информация может просто исчезнуть с документа. Нельзя этого допустить, потому что чеки будут считаться непригодными и при запросе банка могут быть неприятные последствия для организации.
Лучшим вариантом для хранения можно считать простой контейнер с низкими бортиками, который можно закрыть и открыть при необходимости. Данный метод позволит удобно систематизировать все документы, поставив на них подписи.
В большинстве случаев, банки могут запросить в первые три месяца после оплаты чеки, поэтому по истечению этого срока их можно будет перевести в архив и хранить там.
Зачем нужно хранить документы об оплате?
Сохранять чеки – обязанность предприятия, которая поможет избежать разбирательств с банком при возникновении форс-мажорных обстоятельств. Основные причины:
- потеря отчетности, составленной для налоговой службы по форме Z;
- ведение бухучета фирмы;
- для регулирования споров, которые могут возникнуть между клиентом и продавцом;
- соблюдение требования клиента о возврате денежных средств, потраченных на приобретение товара;
- для получения подтверждения успешной оплаты за товары или услуги.
Важно понимать, что банк вправе требовать отчетность от клиентов, с которым были заключены договоры на услуги эквайринга. Согласно регламенту, фирма обязана предоставить чеки банку в течении 3 рабочих дней.
Где хранить чеки по эквайрингу выбирает сама организация, ведь никаких требований дополнительных к этому не выставляется. Главное, чтобы документы были читабельными и не испорчены.
Полезная статья: Открытие расчетного счета в банке Восточный для ИП и ООО. Тарифы на РКО.
Требование банка – передать чеки
Сверка данных по прошедших операциях через POS-терминал проводится ежедневно.
В некоторых случаях, банк может затребовать предъявить слипы-чеки о некоторых операций, проведение которых вызвало подозрение. Подобные меры помогают раскрыть факт мошеннических действий со стороны покупателя.
Составлен определенный алгоритм действий для отправки данных в банк:
- получено уведомление от банка с требованием предоставить чеки за те или иные транзакции;
- определение нужных чеков из архива и составление их описи. В некоторых случаях могут потребоваться заверенные копии, если слипы утратили читабельность и выгорела краска;
- все документы складываются в отдельную папку (с прикреплением их описи) и отправляются в отделение банка курьером;
- после получения пакета, ответственный сотрудник банка должен поставить свою подпись на описи слипов
Если документы целы и читабельны, то к организации дополнительных вопросов не должно возникнуть. Нужен ли кассовый чек при эквайринге – определённо да.
Хм, раз закон принимали в 2003 году, не собираются ли в обозримом будущем его пересмотреть или внести правки касаемо эквайринга дабы избежать непоняток? А то хранить чеки от 3-х до 5-ти лет это как-то сложно. Во-первых как указанно в статье со временем они как минимум могут «испортиться» и вся информация с них будет утерена, а во-вторых нужно где-то их хранить и при необходимости найти именно нужные чеки, а это как по мне лишняя волокита.
Полезная, конечно, статья.. Но это очень сложно хранить чеки столько лет, краска стирается, ничего не видно уже спустя год, не говоря уже о таком долгом сроке как 5 лет. Так что очень странным мне кажется требование о неиспорченности документов… Что если сохранять их в электронном виде? Так же легче. Сфотографировал, и никакая информация уже точно не потеряется